Real Decreto 723/2026: la información que DEBES entregar a tu plantilla desde el 5 de octubre

El 5 de octubre de 2026 entro en vigor el Real Decreto 723/2026. Su articulo 3.2.k obliga a informar por escrito a cada persona trabajadora cuando se usan sistemas algoritmicos o automatizados de toma de decisiones. Y cuando esos sistemas se emplean para decidir sobre sus condiciones de trabajo, la informacion debe incluir sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento.

La parte que mas se escapa es esa ultima. No basta con decir que utilizas una herramienta de IA. Hay que explicar como decide.

Que sistemas te obligan a informar

La clave esta en la palabra decidir. Si el sistema ordena, filtra o propone y una persona decide despues, probablemente si. Si solo attends, informa o automatiza un tramite sin tocar las condiciones de trabajo de nadie, no.

• ✓SI: puntuacion automatica de candidaturas, con decision final humana.
• ✓SI: preordenacion de solicitudes de cambio de turno.
• ✓SI: deteccion de absentismo que dispara una decision sobre la persona.
• ✓SI: evaluacion de desempeño o fijacion de objetivos con puntuacion automatica.
• ✓NO: un chatbot que responde preguntas de clientes.
• ✓NO: una herramienta de nomina que calcula el sueldo de forma determinista.

Y conviene notar la paradoja: en cuanto metes IA en el proceso, aunque la persona sea quien firma, la empresa ha metido un sistema automatizado en la decision. Por eso lo que hay que demostrar es que la intervencion humana es real.

Lo que la AEPD ya ha dicho

El 23 de septiembre de 2026 la Agencia publico la advertencia AI-00009-2026, dirigida a una empresa que informo de su intencion de instalar una herramienta para analizar curricululos y priorizar candidaturas. El sistema no estaba implantado.

La empresa habia asegurado que la decision final siempre seria humana y que no se analizarian atributos sensibles. La Agencia respondio con tres condiciones que conviene tener escritas:

• ✓Evaluacion de impacto (EIPD) ANTES de tratar los datos, no despues.
• ✓Proteccion de datos desde el diseño, no como parche.
• ✓Supervision humana efectiva: quien revisa debe conocer las limitaciones del sistema, disponer de tiempo y tener autoridad para revertir el resultado.

Y una frase que resume el problema de fondo: «La presencia formal de una persona no excluye el articulo 22». Tener a alguien que pulsa «aceptar» no convierte el proceso en humano.

El problema de la revision que no revisa

La advertencia apunta a un detalle que casi todas las empresas pasan por alto. Si nunca hay discrepancias entre la puntuacion del sistema y la decision de la persona, eso no significa que el sistema acierte: puede significar que la persona se esta limitandose a aceptar. La Agencia lo dice casi con esas palabras: la ausencia sistematica de discrepancias puede ser un indicio de dependencia practica de la puntuacion.

Por eso el revisor que designes tiene que poder decir «no» de verdad. Y conviene que esa persona seja alguien que conoce el puesto, no un filtro.

Que documento tienes que poder ensenar

No existe un modelo oficial imposed. Lo que existe es la necesidad de acreditarlo si alguien pregunta. En la practica eso significa un documento escrito, con fecha, y que responda a esto:

• ✓Que sistema se usa, con nombre y version.
• ✓En que decisiones interviene y con que papel: propone, ordena o decide.
• ✓Las reglas con las que opera, incluidas las que restringen sus criterios.
• ✓Quien revisa, con nombre y con autoridad real para revertir.
• ✓Que puede pedir la persona trabajadora: revision humana y explicacion.

Y algo que casi nadie incluye y que la Agencia mira de cerca: que no usais datos sensibles —salud, origen, orientacion politica, religion— para evaluar a nadie.

El aviso se puede generar hoy

No es la parte dificil de la ley, pero es lo que mas se retrasa, porque nadie sabe por donde empezar. Hemos preparado un generador gratuito que produce ese documento en espanol, con los seis apartados, listo para imprimir o publicar en la intranet.

No sustituye a un abogado, y el aviso hay que ajustarlo a lo que de verdad hace tu sistema. Pero te ahorra la pagina en blanco, que es donde mas tiempo se pierde.

Generar el aviso para la plantilla · y si lo que tienes que resolver es la parte publica de tu web, el escaner gratuito te dice si tienes chatbots o avatares sin avisar.